Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración. Una mínima interrupción, el ding de un SMS que llega a nuestro móvil, un inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro. Las interrupciones te impiden trabajar de forma continuada, obligándote a trabajar y parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener “días de trabajo” sólo logramos tener “momentos de trabajo”. Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la próxima interrupción.
Combatirlas más que evitarlas.
Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jamás. Salvo que nos retiremos a una montaña seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el móvil o algún compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es tener un plan para las interrupciones. Van a llegar, seguro. Así que no tener un plan para combatirlas es como salir a un campo de fútbol a jugar sin botas. Es absolutamente imprescindible contar con un plan contra las interrupciones.
Técnicas para neutralizar las interrupciones:
Interruptores frecuentes ¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia? ¿Cuáles son los interruptores más poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Así tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir antes. Conciénciate antes Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Prepárate para cuando lleguen.
Aisla cada nueva tarea Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.
Auriculares a mano Si trabajas con más personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no estés escuchando música o la radio, actúan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con auriculares es menos posible que le interrumpa. Comunica tus rutinas Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrás atender mejor. Es fundamental que tú estés disponible para ellos, pero más lo es que tú consigas trabajar.
Frena al pesado No tengas piedad ninguna con el compañero pesado o el graciosete de turno al que le gusta charlar y no trabajar. Para él o ella la interrupción es algo inofensivo pero para ti es destructivo. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y expeditivo con esos interruptores.
Ojo con el móvil Atención al teléfono móvil. Especialmente a la hora de hacer tareas más importantes no atiendas llamadas, ponlo en silencio, boca abajo — para ni siquiera ver la pantalla—. Si alguien te llama y es importante, no te preocupes, te dejará un mensaje en el buzón de voz.
Sin llamadas, por favor Si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que estás reunido o, mejor, que te has ido a una reunión fuera de la oficina. Es importante bloquear puertas a las interrupciones.
Breve y directo Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des rodeos, sé directo y haz que la otra persona también lo sea. Con una sencilla frase puedes conseguirlo. Cuanto más dure la interrupción más minutos necesitarás para recobrar tu concentración. Esto es muy importante.
Trabaja en bloques cortos Si en tu oficina o en tu trabajo sufres muchas interrupciones y después de probar todo esto no sabes cómo pararlas, tienes una última solución: trabajar en bloques muy pequeños de tiempo. Al trabajar en espacios de pocos minutos reduces las posibilidades de interrupción. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 15 ó 25 minutos. Conseguirás trabajar más intensamente y por lógica habrá menos interrupciones que en bloques de una hora u hora y media.
¡No interrumpas tú! Y por último una reflexión sumamente importante: no seas tú interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupción para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de móvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero dañan el rendimiento de quienes te rodean. ¡Recuerda! Ten siempre un plan contra las interrupciones, redúcelas al máximo y notarás una diferencia de proporciones épicas en tu rendimiento diario.
Combatirlas más que evitarlas.
Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jamás. Salvo que nos retiremos a una montaña seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el móvil o algún compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es tener un plan para las interrupciones. Van a llegar, seguro. Así que no tener un plan para combatirlas es como salir a un campo de fútbol a jugar sin botas. Es absolutamente imprescindible contar con un plan contra las interrupciones.
Técnicas para neutralizar las interrupciones:
Interruptores frecuentes ¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia? ¿Cuáles son los interruptores más poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Así tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir antes. Conciénciate antes Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Prepárate para cuando lleguen.
Aisla cada nueva tarea Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.
Auriculares a mano Si trabajas con más personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no estés escuchando música o la radio, actúan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con auriculares es menos posible que le interrumpa. Comunica tus rutinas Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrás atender mejor. Es fundamental que tú estés disponible para ellos, pero más lo es que tú consigas trabajar.
Frena al pesado No tengas piedad ninguna con el compañero pesado o el graciosete de turno al que le gusta charlar y no trabajar. Para él o ella la interrupción es algo inofensivo pero para ti es destructivo. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y expeditivo con esos interruptores.
Ojo con el móvil Atención al teléfono móvil. Especialmente a la hora de hacer tareas más importantes no atiendas llamadas, ponlo en silencio, boca abajo — para ni siquiera ver la pantalla—. Si alguien te llama y es importante, no te preocupes, te dejará un mensaje en el buzón de voz.
Sin llamadas, por favor Si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que estás reunido o, mejor, que te has ido a una reunión fuera de la oficina. Es importante bloquear puertas a las interrupciones.
Breve y directo Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des rodeos, sé directo y haz que la otra persona también lo sea. Con una sencilla frase puedes conseguirlo. Cuanto más dure la interrupción más minutos necesitarás para recobrar tu concentración. Esto es muy importante.
Trabaja en bloques cortos Si en tu oficina o en tu trabajo sufres muchas interrupciones y después de probar todo esto no sabes cómo pararlas, tienes una última solución: trabajar en bloques muy pequeños de tiempo. Al trabajar en espacios de pocos minutos reduces las posibilidades de interrupción. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 15 ó 25 minutos. Conseguirás trabajar más intensamente y por lógica habrá menos interrupciones que en bloques de una hora u hora y media.
¡No interrumpas tú! Y por último una reflexión sumamente importante: no seas tú interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupción para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de móvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero dañan el rendimiento de quienes te rodean. ¡Recuerda! Ten siempre un plan contra las interrupciones, redúcelas al máximo y notarás una diferencia de proporciones épicas en tu rendimiento diario.
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