Ladrones de tiempo

Ladrón de tiempo nº2: Improvisación

Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica
bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia —que no urgencia
— de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y
encargos de última hora. Por el contrario, la improvisación o la no-planificación a la hora de
hacer las tareas es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor.
Hay un abismo entre ser un improvisador nato que hace las tareas según vienen, a salto de
mata, y un obseso de la planificación que pretende ilusóriamente que cada tarea esté
perfectamente programada y proyectada. El primero vivirá en un constante estado de estrés y
el segundo estará instalado en la insatisfacción porque los imprevistos nunca le dejarán cumplir
su plan.
Para empezar a tomar el control de las tareas diarias es totalmente imprescindible empezar a
relacionarnos de otro modo con ellas. No basta con anotar las tareas en una lista e ir tachándolas
como si fuera la lista de la compra y nosotros estuviéramos en un supermercado. En la práctica es
mucho más complicado. Las tareas son piezas de un puzle, y si no las comprendemos y aprendemos a ponerlas bien sobre el tablero, tendremos la sensación de vivir con la lengua afuera, totalmente a merced de
nuestra lista de cosas pendientes. Cuando una persona no lee y comprende la naturaleza de las tareas tiende a creer que tiene que hacer todas, y que todas deben hacerse del mismo modo y con el mismo grado de compromiso y entrega. Error garrafal, ineficacia absoluta, estrés descontrolado. Para facilitar una buena planificación y no caer en la improvisación hay que empezar a actuar teniendo en cuenta que TODAS las tareas son distintas.

Por ello resulta fundamental identificarlas, interpretarlas, analizarlas y hasta fotografiarlas momentos antes de hacerlas o bien cuando nos las encargan.

• ¿Qué es realmente lo que tengo que hacer?
• ¿Qué hay detrás de esa tarea que estoy a punto de iniciar?
• Además de hacerla... ¿qué voy a conseguir completándola?
• ¿Qué pide de mí esta tarea que estoy a punto de hacer?

TÉCNICA para vencer a este ladrón:
Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:
Tareas Clave
En primer lugar es importantísimo identificar y tener muy presentes las Tareas Clave del día. Esas
tareas son las 2 ó 3 cosas o actividades que por su importancia real, por su impacto en tus
objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que van a requerir de ti, has de cuidar, mimar y
acometer con más entrega. Esas Tareas son las tareas con mayúsculas. Son las cosas que te van
a hacer crecer como profesional y como persona, y que seguramente te van a acercar a tus
objetivos personales.

A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas:
1) Sitúalas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti.
2) No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe.
3) Cuando te pongas con ellas no te dejes nada, echa toda la carne en el asador, exprime
todo lo bueno que tienes y eres, y pon lo mejor de ti en ellas.

Tareas Repetitivas
En segundo lugar es importante también tener bien identificadas las Tareas Repetitivas
(Chequear el Email, leer feeds y blogs, hacer la compra, navegar por Internet, comprobar visitas o
estadísticas, etc). Esas actividades rutinarias que queramos o no, hacemos y repetimos
sistemáticamente todos los días. Piensa durante unos minutos en tu día a día hasta localizar
cuáles se repiten y cuáles no.
A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas:
1) Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde
tengas que dar menos de ti (ya que la mayoría exigen poca concentración).
2) Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción. Chequear el Email JAMÁS
puede ser una distracción de algo más importante.
3) Dado que las tienes que hacer, procura que te quiten el menor tiempo posible. Si las has
de hacer todos los días, redúcelas a la mínima expresión.

Una lista de tareas
Gestiona una pequeña lista de tareas con las pendientes que debes hacer y las que tienes que
hacer hoy. Cuando aparezca una nueva tarea anótala inmediatamente en la lista de pendientes
(esa lista puede estar en una agenda tradicional, una libreta o una aplicación).

Planifica el día antes
Minutos antes de acabar el día “haz la fotografía” con las tareas del día siguiente. Revisa la lista
de tareas pendientes y decide cuáles tienes que hacer al día siguiente. De ese modo estarás
componiendo el mapa del camino que vas a recorrer mañana.

Identifica las tareas Clave
A la vez que eliges las tareas de mañana identifica claramente cuáles son las Tareas Clave.
(Sigue las instrucciones anteriores para hacer este tipo de tareas.)

Repaso al empezar
Al iniciar el día vuelve a revisar rápidamente la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres
minutos bastarán para cerciorarte que el “mapa” está bien trazado y que es momento de ponerse
en marcha.

Espacio para imprevistos
En tu planificación deja siempre espacio para los imprevistos. Llegarán, seguro. Hacerles sitio es
el mejor medio de lidiar con ellos. Si finalmente no hay tantos imprevistos y te ves avanzando
rápidamente por las tareas del día hasta completarlas, echa mano de tu lista de tareas pendientes
y rescata alguna para hacer en ese momento. Así, avanzarás más.
TERMINAR es la clave

Concéntrate en terminar antes de empezar. Tenemos una tendencia natural a dispersarnos en
varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra “para
terminarla más tarde”. Concéntrate en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado,
y no intentes empezar otra nueva.

Evita la Multitarea
No caigas nunca en el frenesí de la multitarea. La hiperactividad de hacer varias cosas a la vez y
además de forma acelerada nos trasmite la falsa sensación de ser más eficaces. Y es justo lo
contrario. Repartirte en varias cosas supone ineficacia, precipitación y mediocridad.

Divide y vencerás
Divide las grandes tareas en pequeños trozos. Divídela a la mitad y esa mitad a su vez a otra
mitad y así sucesivamente. Cuando hayas descompuesto esa tarea en pequeñas porciones será
mucho más fácil avanzar y completarla. Y si surge un imprevisto, te resultará mucho más fácil
modificar la planificación de tareas.

¡Recuerda!
Tener una planificación para cada día supone facilitar las tareas, tener flexibilidad ante los
imprevistos y cumplir mejor con tus objetivos. Es el mapa del camino que vas a recorrer.

Uso Eficaz del tiempo

La clave del éxito de cualquier persona, fundamentalmente en su negocio, es el modo en que administra su tiempo. Porque lo que acaba contando no es lo mucho que se ha trabajado, sino lo que se ha terminado. Lo realmente importante son los resultados, no la forma en que has desarrollado tu trabajo para alcanzarlos. 

Por tanto podremos meter el esfuerzo en medidas estrictamente estadísticas y de análisis, pero insisto, lo que importa, a usted como empresario o a usted como trabajador para seguir en la empresa, no es el esfuerzo que haga, sino los resultados que alcance. La EFICACIA.

Solemos perder una media de tres horas al día. Tres horas que se cuela, sin darnos cuenta, por el desagüe de nuestra vida. Tres horas al día son quince horas a la semana y sesenta horas al mes. Y perdemos ese tiempo de nuestro trabajo por hábitos inadecuados. 

Por contra, tened en cuenta esto; es el trabajo que queda por hacer, y no el realizado, el que es causante del cansancio y los innumerables cuadros de estrés. 

Por lo tanto, es obvio que debemos gestionar eficazmente nuestro tiempo, y ello requiere; 

• Planificación.
• Establecer claros objetivos.
• Priorizar acciones.

Estamos de acuerdo en que para aprovechar bien el tiempo debemos ser eficaces. Pero, ¿qué es ser eficaz?

La persona que es eficaz tiene una serie de habilidades. O sea que una persona operativa o eficaz es cuando:

• Resuelve los problemas con rapidez.
• Obtiene un buen rendimiento.
• Lo que hace lo hace en un tiempo relativamente corto y aparentemente sin complicaciones.
• Actúa de forma práctica y precisa.
• Utiliza estrategias eficientes, de alto rendimiento y bajo coste.

Pero también hay unos factores que influyen en que seamos más o menos eficaces. Y es el pensamiento.

La realidad es única, objetiva e inalterable. Pero no nos equivoquemos, nosotros no percibimos la realidad tal cual. En otro post trataremos esto con más detalle, pero a groso modo podemos decir que nuestro cerebro, que percibe su "realidad" por medio de los sentidos, completa de forma automática la falta de información con información inventada. Digamos que al igual que un buscador, si tecleamos mal la entrada a buscar, por similitud el mismo buscador hace su propia interpretación de lo que quieres buscar y te lo presenta. A veces acierta y a veces no. Tenemos que volver a teclear la entrada, esta vez lo más acertada posible. No olvidemos que la forma de procesar del ordenador está basado en la forma en como procesa la información nuestro cerebro. De tal forma que cuando a nuestro cerebrole falta información; se la inventa. Ya lo veremos con más claridad en el siguiente post.

Una de las formas de pensamiento más dañino es la ANTICIPACIÓN DE ESFUERZO Y COSTO.

Esto consiste en generar pensamientos negativos en función del coste en esfuerzo y sacrificio en el tiempo y el camino por recorrer hasta el cometido propuesto. 

Imagínate subiendo una empinada colina. Vas por un estrecho sendero en forma de espiral que rodea toda la montaña. Y aún estás en el primer tercio del recorrido. Imagina si solo piensas lo mucho que te queda por recorrer, la sed que tienes, el enorme sacrificio que conlleva para nada, el enorme esfuerzo que requiere subir toda la montaña para después tener que bajarla, lo mucho que te duelen las piernas y total acabas de empezar, etc.

La anticipación de esfuerzo y costo no solo provoca que seas menos competente, además y más importante; provoca que seas infeliz durante el recorrido. Si esto se produce en la montaña todavía, pero si se produce en el trabajo, imagina estar a diario con esta actitud; se hace insoportable. Pensar continuamente en sacrificios, penalidades o esfuerzos acabará por agotarte y generando en ti una sensación de frustración y apatía. 

De modo que es de primordial necesidad que aprendas a motivarte con tu trabajo diario en lugar de desmotivarte y verlo todo negro. Lo sé, hay circunstancias en que todo está en contra y además es ajeno a nuestro control. Lo sé. Pero siempre puedes encontrar la motivación en pequeños detalles. Miéntele a tu propia mente, ella lo hace contigo constantemente. Hazle creer que vives una situación diferente. Focaliza tu energía en aquello y solo aquello que estás haciendo y olvidarás el resto. Si no puedes cambiar tu realidad, cambia la que percibe tu mente. Recuerda que esa "realidad" está generada a partir de elementos recolectados con tus sentidos y éstos sí que puedes controlarlos.

Bueno, espero que les haya sido de utilidad y poco a poco nos acerquemos juntos a dilucidar las directrices para ser más eficaces en nuestra vida en general y en el trabajo y los negocios en particular. También os aconsejo el post sobre las interrupciones.

Animaos a comentar y abrir un campo de comunicación bilateral, siempre es mucho más enriquecedor. Hasta el próximo post!

Interrupciones

Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración. Una mínima interrupción, el ding de un SMS que llega a nuestro móvil, un inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro. Las interrupciones te impiden trabajar de forma continuada, obligándote a trabajar y parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener “días de trabajo” sólo logramos tener “momentos de trabajo”. Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la próxima interrupción.

Combatirlas más que evitarlas.
Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jamás. Salvo que nos retiremos a una montaña seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el móvil o algún compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es tener un plan para las interrupciones. Van a llegar, seguro. Así que no tener un plan para combatirlas es como salir a un campo de fútbol a jugar sin botas. Es absolutamente imprescindible contar con un plan contra las interrupciones.

Técnicas para neutralizar las interrupciones:
Interruptores frecuentes ¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia? ¿Cuáles son los interruptores más poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Así tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir antes. Conciénciate antes Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Prepárate para cuando lleguen.

Aisla cada nueva tarea Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.

Auriculares a mano Si trabajas con más personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no estés escuchando música o la radio, actúan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con auriculares es menos posible que le interrumpa. Comunica tus rutinas Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrás atender mejor. Es fundamental que tú estés disponible para ellos, pero más lo es que tú consigas trabajar.

Frena al pesado No tengas piedad ninguna con el compañero pesado o el graciosete de turno al que le gusta charlar y no trabajar. Para él o ella la interrupción es algo inofensivo pero para ti es destructivo. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y expeditivo con esos interruptores.

Ojo con el móvil Atención al teléfono móvil. Especialmente a la hora de hacer tareas más importantes no atiendas llamadas, ponlo en silencio, boca abajo — para ni siquiera ver la pantalla—. Si alguien te llama y es importante, no te preocupes, te dejará un mensaje en el buzón de voz.

Sin llamadas, por favor Si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que estás reunido o, mejor, que te has ido a una reunión fuera de la oficina. Es importante bloquear puertas a las interrupciones.

Breve y directo Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des rodeos, sé directo y haz que la otra persona también lo sea. Con una sencilla frase puedes conseguirlo. Cuanto más dure la interrupción más minutos necesitarás para recobrar tu concentración. Esto es muy importante.

Trabaja en bloques cortos Si en tu oficina o en tu trabajo sufres muchas interrupciones y después de probar todo esto no sabes cómo pararlas, tienes una última solución: trabajar en bloques muy pequeños de tiempo. Al trabajar en espacios de pocos minutos reduces las posibilidades de interrupción. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 15 ó 25 minutos. Conseguirás trabajar más intensamente y por lógica habrá menos interrupciones que en bloques de una hora u hora y media.

¡No interrumpas tú! Y por último una reflexión sumamente importante: no seas tú interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupción para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de móvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero dañan el rendimiento de quienes te rodean. ¡Recuerda! Ten siempre un plan contra las interrupciones, redúcelas al máximo y notarás una diferencia de proporciones épicas en tu rendimiento diario.